免费OA虽然亦需谨慎选择

如今,免费OA在企业中的应用已经非常普及,毕竟免费的产品对于企业来说更具备资金上的吸引力。

如今,免费OA在企业中的应用已经非常普及,毕竟免费的产品对于企业来说更具备资金上的吸引力。免费OA的应用相对比较简单,但要想真正用好也是需要技巧的,这里面涉及到很多方面的因素,需要更完善的保障,包括产品、实施、服务、项目管理、管理者等等。如果免费OA在某些方面存在严重缺陷,那么是很难在后期修正的,也很难用好。 目前市场上二、三线的免费OA通常存在一些很典型的缺陷,总结起来大致有四大缺陷:

 

1、功能不细致

很多免费OA求全不求细,只堆砌功能,但功能细节和深度上缺乏内涵,导致实际效大打折扣。比如发送通知时没有通知功能和员工反馈功能,协作功能不够细致,没有工作计划和工作日志功能,办公功能也浮于表面,实用性不强。

建议:

在选择OA的时候,应该根据企业日常管理所用到的功能模块作为重点参考, 例如:协作功能,可以基于目标实现团队协同;考勤模块;通知公告;审批模板等等,让OA的影响更加深化至企业内部。

 

2、使用不方便

很多免费OA的设计没有充分考虑用户的使用习惯,界面混乱,菜单晦涩,操作繁琐,界面不友好导致使用起来有一定操作障碍。这样的系统不但没有降低员工的工作压力,反而增加负担,导致员工抵触,很难在企业内推广使用。免费OA的易用性是厂商和用户都必须重视的问题,它包括三个方面:易实施、易使用、易维护,三者缺一不可。

 

3、系统不开放

这个问题在近几年内非常突出,有的免费OA开放性很差,不能全面的实现数据整合,包括系统内部的数据整合,以及多系统间的数据媾合,也不能响应用户需求的变化而灵活、廉价的二次开发,结果越用越别扭,越用越萎缩。

由于开放性属于免费OA的核心技术,贯穿了免费OA的底层设计、系统架构和逻辑层面,基本上是无法在后期改进的,只能是启用或更换新的系统。

 

4、服务跟不上

优秀的免费OA具有很强的易用性,如果用户只使用基本功能,那么对厂商服务并不是很依赖。但如果用户产生了一些比较复杂的新需求,如大规模的系统调整或二次开发,那么就需要厂商提供及时、有效的服务了。这时候一些产品的服务就跟不上了,如不能及时响应需求,不能及时解决问题,不能远程技术支持,服务成本高昂等等。 需要注意的是,有的厂商看似具备强大的服务体系和能力,但是服务成本高昂,这也会让用户不堪重负,甚至不敢找厂商提供服务。

对于很多创新企业来说,免费OA是个不错的选择,至少在OA入门中无视了经济上的负担,那么随着OA使用经验的累积,定能让企业找到更好的企业管理出路。免费OA虽好,选择需谨慎,但随着企业的发展,免费和收费也许不是必然的选择,因为成本付出多少固然重要,但收获多少才更重要!

 

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