如何选择合适的办公小助手

办公小助手的选择,应该关注哪些重点呢?

协作OA不仅仅是一个办公自动化的工具,同时也是企业管理者的好助手、好伙伴。那么让自己的小助手给力,减轻自己的工作负担则十分重要了,那么小助手的选择,应该关注哪些重点呢?

 

1、关注协作OA的本质

选型小组的负责人要深刻认识到协作OA是全员信息化,其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革,在现在的选型过程中,可能涉及到较多的部门,在 未来的应用推广过程中,一定是一把手工程,因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

 

2、关注产品核心价值

协作OA的应用范畴涉及到所有知识性员工,是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用,提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率,成为协作OA的核心价值定位,如果以通用性和经常性两个纬度对协作OA的 功能进行筛选的话,OA办公系统的核心应用是:审批、协同工作、考勤、沟通、文档管理、公告中心、用户社区、日程规划、项目管理、任务管理、通讯录、常用工具如万年历等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中的审批、考勤、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,而其余的模块带来 20%的价值。

因此抓大放小,重点考察审批、考勤、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择。

 

3、关注服务商态度

协作OA是涉及到全员使用的管理软件,因此采购协作OA与采购财务软件、硬件设备不同,不是简单的、一次性的买卖交易,而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务,在这个过程中,需要持续不断的与服务商互动,来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。

在持续出现的、纷繁复杂的问题面前,客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员,是无法调动整个组织进行资源协调和支持的,因此选择产品的同时,也要重点考察协作OA服务商的态度,判断他们是否重视你,选择一个爱你的人,远比选择一个你爱的人重要。

而管理软件领域内,众所周知的潜规则是:领导只参与和出席公司认为重要的项目选型,领导的级别越好,说明对你越重视,也意味着过程中遇到问题后,资源协调到位的可能性越大。

 

4、关注成本控制

很多客户的CIO或者信息化负责人,在评估协作OA的成本是,只是简单的考虑到公司在协作OA项目上的预算和报价,而忽视了协作OA部署的环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本,因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。

当然管理软件的选型与硬件设备的选型不同,硬件设备的选型成本占有最重要要素,而管理软件的选型,软件应用后的价值占有最重要要素。

关于协作OA选型过程中的采购成本,行业内的潜规则是:去掉最便宜的,去掉最贵的,选择综合成本受控的服务商。协作OA选型是一个值得身就的问题,只有针对自己的需求点,根据企业的自身诉求,认真核对厂商,关注厂家的价值,进而才能更好的选型,实现企业协作办公自动化。

 

正所谓取长补短,在选择协作OA这个小助手的过程中,企业一定要根据自身的需求而定,否则两个“性格”不和的人,有如何能成为可依靠的伙伴呢?

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