微信上讨论工作,其实并不是一件有效率的事情(转)

小T 2016-09-07 15:47:11253次浏览

近期在 Facebook 上兴起了一股全民抵制 Line 的热潮,其主题大抵上就是因为 Line 的普及极大的影响了人们的私人空间,在工作时间之外讨论工作毕竟不是一件令人讨喜的事情。

马化腾在之前的腾讯 WE 大会上曾说过,未来互联网的趋势与机会,第一个就是“连接一切”——移动互联网让手机成为人体器官的延伸,并通过互联网连在一起。而微信要做的,是提供连接的能力。

我们必须要承认微信确实使人与人更方便的连接在了一起,它的流行给讨论工作带来了极大的便利,甚至于越来越多的人在工作场合里也开始抛弃 QQ 而使用微信作为首选的聊天工具。我们通过微信沟通意见、询问问题、下达指令、确认做法。但是,有时候这却会出现一些让人手足无措的发展。

前不久,一位同事通过微信连续传达了很多接下来需要完成的工作任务,全部都发在微信群里面,人多嘴杂你一句我一句,这些任务也被切割成很多则零散的信息,我根本无法聚焦到到底哪个才是重点。

当然这些都发生在工作时间之外,我处于一种应不应该去搭理的两难困境中。放着不管,很可能因为错过重要信息,而造成上工作上的重大失误。如果即时回应,对方会继续追问是否有看到,结果一回讯息后对方就会发现我在线上,从而又多聊了几句工作琐事,这又极大占用了我的个人空间。 到了第二天进公司,我需要打开微信网页版,花更多时间把对方昨天发过来的零散讯息重新整理,然后才能正式开始工作。回头想想,我们手上握有那么多种沟通工具,但因为一时偷懒方便,什么事情都要用微信来讲,这真的是好习惯吗?

以前的 QQ 可以通过设定自己的上线、忙碌、离线状态,来明确的告诉工作伙伴自己现在是不是适合沟通的时间,但是这一点在目前最新的即时通讯工具,诸如 LINE、微信、来往、易信里却反而很缺乏。“随时在线”对个人来说意味着随时不在线,我可以在任何我想回应的时间作出回应甚至于不回应,而对企业来说却刚好相反。

我们时常在想这对朋友闲聊是有帮助的,因为我们终于找到一种紧密的方式使朋友之间联系更加紧密了。但如果是工作上的讨论,真的什么都要这么“即时”吗?

工作上如果什么都要“即时”,最后只会造成工作效率的降低。

试想看看,你正在做一件重要的工作,需要一个小时来完成,结果工作了 10 分钟后,主管用微信即时的给你安排了另一件任务,如果即时要求你回复,你只好分出时间先去处理,就算不要求马上回复,你也得要把微信上的讯息整理成待办事项以免忘记。

这样多来几次“即时工作讯息”,那么我们一个好好的工作时间要被切割成好几个区段,并且需要花费额外更多的时间去弥补在来回切换过程中所浪费的时间。这样带来的坏处不言而喻:

  1. 对于工作者来说,把时间都浪费在工作的切换上。
  2. 琐碎的任务交待,会让工作者混乱而无所适从。
  3. 当工作之间没有轻重缓急的差别时,很有可能我们把时间都花在琐事上,但真正重要的事情却没有进展。

工作不可能都是马上处理的,什么都要即时处理只会破坏之前的工作计划,那么,用最即时的微信来交代工作,是合理的方法吗?

手机当然是一个方便的工具,但是任何工具都只是在适当的情境中才能发挥最佳作用。手机适合记录一些零散但需要快速即时的信息,而电脑则更适合对这些资料进行整理分析。

一般朋友家人的聊天,或许会想要备份,但是大概也就是图个安心,真的有机会回头去拿出来检查的机率很低。但是工作上的讨论又是另外一回事,尤其一些重要的对话讨论,或是在对话中一些重要事项、责任范围、时间进度是否有交待清楚,这都是常常需要“事后检验”。而有用过微信的人也应该都知道,要在微信上面做这样的事后检验、长久保存是相对不容易的。

当我们习惯使用微信谈论公事时,很容易会开始出现在手机上交代重要工作的情形,尤其可怕的是有时只是走在路上的临时起意,想到什么重要的事情于是“立刻”发微信来交代,然而其实往往我们根本就还没想清楚工作具体要如何实施。退一万步讲,就算想明白了,在手机上也不方便打太多字,这也可能造成双方理解上的误差。

这大概是最糟糕的结果,我们会在微信上面收到了大量片段不完整、断断续续的信息,这样不只达不到交待任务的效果,而且事后要追踪管理也很麻烦。

我相信很多人在职场上最怕老板或客户“口头”交代工作,因为用嘴巴说虽然快,但脑袋不一定想得清楚,所以讲的也不一定完整,而且口说无凭,还怕有所误解。如果是这洋,那么非常接近口头聊天的微信 ,自然也面临类似的问题。

一个好的任务交接,不是用一两句嘘寒问暖的讨论就可以说清楚的,而是应该用写一篇论述文的态度,把前因后果仔细交代,把待办事项一一条列,把重要参考档案文件附上,这样才是一个有效的任务交接。

而这样来看,目前最好的任务交办方式,其实还是电子邮件(或是类似的云端协作办公系统),这才是让工作更顺利推进的正道。

(源自:太保乱谈,有删改)

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