协同办公系统选型浅谈

罗建国 2017-03-13 09:56:21218次浏览

当你终于跨越选型路上的荆棘,迈过实施部署的关卡,迎来上线运行的实操,却突然发现这OA系统好像不是自己的。想做个符合部门需求的流程要费大量精力,处理不好又得求助供应商,一来二去,不仅一个流程费时又费力,各种状况都应付不了,于是各种求助、拖延、低效。系统部署在自己公司,却好像还是OA供应商的。
如何让用户做自己系统的主人,这里面主要涉及三个影响因素:产品易用性、实施方法论、OA厂商角色。


一、产品易用是基本
还是那句话,OA系统的覆盖范围广,几乎涉及组织内的全员应用,因此用户的IT水平必然参差不齐且普遍偏低,这就对OA系统提出了易用性的硬性要求。同时,鉴于激烈的市场竞争以及互联网经济的发展趋势,OA易用性也是适应时代要求。只有在保障OA系统功能顺利实现的基础上坚持易用性原则,才能提高用户体验,提高系统黏着性、使用率,才能提供工作效率,才能让用户成为自己系统的主人成为可能。
举例来说,你想在OA中做个一般费用报销流程,在复杂的OA系统中,你需要先配置好字段数据,在密密麻麻的表单中填写,流程的节点、流转方向首先都是一个个字段的列表显示,并不能直观的看到实际场景。而在易用的OA系统中。


二、实施培训是保障
有了OA系统的易用性做基础,当然还是不够的,厂商的优质实施同样关系中OA系统的主权花落谁家。普通的OA实施,从入场到出厂,从硬件配置到流程制作到文档上传,几乎所有工作都自己完成,这看似负责的工作态度着实隐藏着巨大的隐患:一方面,实施人员的数量有限,所有工作完全依赖寥寥数人必然延长实施周期,实施周期延长便增加用户的资本投入;另一方面,实施人员的驻场时间有限,当实施人员离场后,用户对OA系统了解甚少,稍有问题便需求助供应商,严重影响系统推进;再者实施人员本非用户公司员工,流程设计完全来自需求调研,与用户的实际工作多有出入,影响“纸变电”的平滑推进。


三、厂商角色定位是辅助
畅通云网ERM 的专家表示,在整个OA项目中,OA厂商的定位是应该随着项目的阶段性推进而发生变化的:选型过程中,OA厂商是个毛遂自荐的角色,尽力向用户展示自己的产品;实施阶段,OA厂商应该是导师角色,指导用户更好地使用OA系统;前期使用阶段,OA厂商应该是顾问角色,随时应对用户使用初期的障碍问题;正式使用阶段,OA厂商应该是小透明角色,只需重大问题时出面解决。
但是对于许多厂商来说并没有适时地扮演好这些角色,导致后来用户几乎等同于被厂商绑架,对于OA系统也是身不由己、丧失主权。


最后来回答一下题目上的问题:OA是谁的协同办公系统?在产品出厂前,它是厂商的,一旦作用于用户,它就应该是用户的。这需要OA厂商理性的角色转换和OA用户的积极争取,你现在是自己OA系统的主人吗?

218 0

评论

  • 小T

    顶顶顶~~~~

  • 400-1166-323
Copyright©2015-2018 T立方 闽ICP备16007681号-2 闽公网安备 35020302001229号